9 Tugas Resepsionis, Kualifikasi, Besaran Gaji & Tips

Kamu mau bekerja sebagai resepionis? Berikut uraian tugas resepsionis sampaai tanggung jawab, kualifikasi dan gaji yang didapat.

Kamu pasti bisa menemukan resepsionis atau front office hampir di setiap kantor. Sama seperti namanya deskripsi pekerjaan ini adalah menerima klien / tamu yang datang.

Meskipun terlihat mudah, profesi ini memiliki peran yang penting. Resepsionis ini wajib menjunjung tinggi nama perusahaan.

Jadi bisa disimpulkan bahwa tugas resepsionis adalah pemberi informasi pertama kepada setiap pengunjung. Resepsionis harus bisa menjadi jembatan penghubung.

• 

Pengertian Resepsionis

Resepsionis merupakan pegawai yang memiliki peran sebagai penerima tamu. Selain itu juga menerima telpon dan menghubungkan ke dalam divisi perusahaan.

Seoarang resepsionis tidak hanya di kantor, resepsionis juga ada di perusahaan, hotel dan tempat-tempat lainnya.

Area kerja resepsionis ada pada meja depan atau sering disebut front desk. Area ini merupakan area yang pertama kali dituju oleh tamu.

Letak area ini ada di lobi bangunan tersebut. Seoarang resepsionis akan menanyakan kepentingan dari klien atau pengunjung.

Setelah itu resepsionis akan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh klien atau pengunjung tersebut.

Hal Yang Perlu Di Perhatikan Resepsionis

Ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh resepsionis ketika menerima klien atau tamu:

• Jangan membuat tamu atau klien menunggu terlalu lama.
• Memberikan salam, sapa dan senyum kepada setiap tamu atau klien.
• Segera menanyakan keperluan dari tamu atau klien.
• Mempersilahkan tamu atau klien tersebut untuk mengisi buku tamu terlebih dahulu.
• Selalu memperhatikan kepentingan tamu atau klien tersebut. Dengan sigap tanyakan apakah tamu atau klien tersebut mau menunggu pegawai yang sedang ia cari.
• Memberikan informasi yang dibutuhkan tamu / klien dengan jujur.
• Memahami adab perusahaan. Jangan sembarangan membocorkan informasi dari perusahaan.
• Memperhatian penampilan agar selalu rapi dan wangi.
• Tidak perlu mengobrol dengan teman sesama resepsionis.

Hal tersebut dilakukan demi menjaga nama baik perusahaan. Resepsionis merupakan orang pertama dan terdepan dalam merepresentasikan perusahaan / kantor.

Kelebihan Bekerja Sebagai Resepsionis

Bekerja sebagai resepsionis ternyata memiliki beberapa keuntungan di luar pekerjaanmu.

• Mudah berinteraksi dengan orang-orang baru.
• Posisi ini terbuka untuk orang-orang yang memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda.
• Mengasah soft skill yang dimiliki. Kamu bisa mengasah kesabaranmu dan kegesitanmu dalam bekerja.
• Mendapatkan kepuasaan saat melayani tamu dengan baik. Tamu / klien yang kamu layani pasti akan memberikan respon yang baik jika kamu melayani mereka sepenuh hati.
• Mendapatkan peluang untuk mengembangkan karir. Posisi ini dituntut untuk menguasai semua hal yang bersangkutan dengan perusahaan.

Tugas Resepsionis

Tugas dari resepsionis inni cukup simpel namun sangat penting. Berikut adalah penjabaran tugas-tugas yang wajib dilakukan:

Tugas

1. Menerima sekaligus menyambut tamu atau klien yang datang.
2. Melayani tamu atau klien dengan baik dan ramah.
3. Memberikan informasi yang diinginkan klien / tamu. Asal informasi yang diberikan tidak merugikan pihak perusahaan.
4. Mengatur jadwal untuk pertemuan pihak tamu atau klien dengan pihak kantor.
5. Menerima dan menghubungkan telepon pada divisi / bagian yang diinginkan.
6. Menerima dan meneruskan paket atau surat kepada pihak kantor ataupun pegawai kantor.
7. Menerima dan melayani keluhan dari tamu atau klien.
8. Menegelola arsip atau berkas yang berhubungan dengan resepsionis.
9. Melaksanakan tugas administrasi sederhana.

Tanggung Jawab

1. Menerima telepon dan menghubungkannya kepada pihak / divisi yang dituju oleh tamu/ klien.
2. Menyampaikan pesan dari tamu / klien kepada pihak internal kantor / perusahaan.
3. Menerima kedatangan tamu / klien dengan ramah.
4. Melayani kepentingan tamu / klien.
5. Mencatat setiap panggilan yang masuk / keluar dari log book.
6. Membuat laporan harian secara berkala.

Seorang resepsionis harus bisa mengendalikan diri karena merupakan cerminan perusahaan/ kantor. Tugas utama yang harus selalu dilaksanakan adalah menyambut dan mengarahkan tamu/ klien.

Baca Juga: Tugas Administrasi Kearsipan

Gaji Dan Tujangan Resepsionis

Gaji resepsionis ini bisa berbeda-beda. Berikut adalah gambaran kisaran gaji resepsionis yang ada di kota-kota di Indonesia.

• Resepsionis pelayanan industri Rp 2.800.000/ bulan- Rp 3.440.000/ bulan.
• Resepsionis industri wholesale Rp 3.000.000/ bulan.
• Resepsionis industri keuangan Rp 3.500.00 bulan.
• Resepsionis industri pertanian Rp 4.000.000/ bulan.
• Resepsionis industri pabrik Rp 2.600.000/ bulan.

Data gaji di atas merupakan rata-rata gaji resepsionis yang ada di Indonesia. Gaji tersebut berbeda-beda sesuai dengam bidang dan wilayah.

Syarat Umum Resepsionis

Untuk menjadi seorang resepsionis kamu tidak hanya menarik saja namun harus memiliki kualifikasi di bawah ini:

Pendidikan Atau Pengalaman

• Wanita usia maksimal 28 tahun.
• Minimal lulusan SMA/ SMK yang sederajat untuk semua jurusan.
• Jika memiliki latar belakang pendidikan D3/ S1 pada jurusan yang sesuai atau administrasi perkantoran lebih disukai.
• Memiliki pengalaman minimal 1 sampai 2 tahun pada posisi yang sama.
• Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris.
• Bisa mengoperasikan program minimal Microsoft Office.
• Cekagan, teliti, ramah dan kooperatif.

Keahlian

• Komunikatif.
• Menguasai standar keamanan dan keselamatam publik.
• Fokus dan juga teliti.

Cara Menangani Tamu Kantor Sebagai Resepsionis

Peran resepsionis sangat penting sebagai pelayanan utama dan pertama bagi klien atau tamu. Maka dari itu seorang resepsionis tidak hanya memiliki penampilan yang menarik tapi juga komunikatif. Jika kamu bersabar pada Pekerjaan ini maka gaji yang kamu terima sebanding.

Seorang resepsionis harus ditempatkan pada bagian depan gedung kantor. Agar tamu atau klien yang datang bisa langsung menuju front office.

Apakah kamu tertarik berkomunikasi dengan tamu atau klien? Pelajari tugas resepsionis yang ada pada artikel di atas.

Dan segera siapkan berkas lamaranmu sekarang juga.