Tugas General Affair, Syarat, Kualifikasi, Gaji, Skill & Masalah

Tugas General Affair kerap dianggap sepele. Padahal, dalam sistem organisasi perusahaan, semua bagian sama sama punya peran penting.

Pertanyaannya, apa saja tugas dan tanggung jawab karyawan dengan posisi GA? Kualifikasi apa saja yang perlu GA miliki? Bagaimana standar GA yang baik dan berapa gajinya?

Semuanya pertanyaan tersebut akan Tugas Karyawan bahas sampai tuntas. Baca baik baik ya!

Pengertian General Affair

Dalam bahasa Inggris, general affair artinya urusan umum.

Berbicara konteks dunia kerja, GA merujuk pada posisi yang mengurusi seluruh hal berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Cakupan kerjanya sangat luas. Ia mengurusi seluruh prasarana yang berkaitan dengan kelangsungan perusahaan. Mulai dari alat alat kerja, perawatan bangunan, tempat makan, dan banyak lagi.

Kebayang kan jika urusan urusan itu terbengkalai atau tanpa perencanaan? Bisa bisa, operasional perusahaan jadi terhambat. Bisa juga anggaran jadi melar dan bikin rugi perusahaan.

Kadang kala, tugas GA ini sekaligus HRD pegang. Makanya, kamu mungkin juga mengenal istilah divisi HR GA dalam dunia kerja.

Namun, perusahaan besar dan profesional umumnya memisahkan peran keduanya. GA bekerja dalam satu divisi khusus untuk optimalisasi kerjanya.

Tugas General Affair

Fungsi penting GA dalam perusahaan dapat tergambar dari cakupan tugas kerjanya. Ada beberapa tanggung jawab dan tugas General Affair dalam perusahaan.

Antara lain:

Menciptakan dan mengimplementasikan prosedur pengadaan barang

Operasional perusahaan memang subjek utamanya karyawan berupa manusia. Namun agar mampu bekerja optimal, karyawan butuh dukungan barang barang. Agar kerja pengadaan barang jadi efektif, perlu ada prosedur tertentu untuk melaksanakannya.

GA lah yang membangun prosedur berikut sistemnya. Divisi ini juga yang sekaligus mengimplementasikannya di perusahaan. Ada banyak daftar dan dokumen  yang perlu GA siapkan untuk menjalankan prosedurnya.

  • Daftar ketersediaan barang setiap bulan
  • Daftar kebutuhan barang setiap departemen dalam jangka waktu tertentu
  • SOP pengajuan pengadaan barang 
  • dan sebagainya

Merawat dan memelihara aset perusahaan

Setiap barang dan bangunan yang ada di perusahaan adalah aset. Semuanya perlu dijaga agar tetap dapat berfungsi dan membantu operasional perusahaan. 

Baca Juga:  9 Tugas Manajer Pabrik, Gaji, Tanggung Jawab Dan Kualifikasi

Nah, GA adalah orang yang bertugas melakukan hal ini. 

Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian GA antara lain:

  • Mesin fotokopi
  • Printer
  • Air minum
  • Kelistrikan
  • AC
  • Fasilitas makan

Mendata aset perusahaan secara detail

Setiap harinya, mungkin ada barang baru dan barang habis pakai. Selain itu, ada juga yang rusak. 

Operasional perusahaan memang meniscayakan hal semacam itu. Apalagi perusahaan yang berjalan selama 24 jam sehari.

Nah, seorang GA perlu mendata semuanya secara rinci. Sekecil apapun barangnya, itu adalah aset perusahaan.

Berhubungan baik dengan seluruh bagian perusahaan

Mobilitas GA sangatlah tinggi. Khususnya dalam menjangkau orang orang di internal perusahaan.

GA perlu membina hubungan baik dengan seluruh departemen agar komunikasi mengenai kebutuhan setiap departemen berjalan lancar. Pastinya setiap departemen juga butuh dukungan GA.

Memastikan ketersediaan makanan dan snack bagi karyawan setiap harinya

Manusia bukan robot. Energinya bisa habis dan membutuhkan makan. Apalagi karena umumnya jam kerja perusahaan melewati jam (waktu) makan.

GA punya tugas untuk memastikan supply makanan agar tersedia tepat waktu. Jangan biarkan jam makan yang telat memakan waktu kerja. Operasional perusahaan jadi kurang efektif jika begini.

Melakukan survey kepuasan pekerja terhadap barang barang yang disediakan

Barang barang yang sudah di support GA bisa jadi kurang cocok bagi kerja pegawai. Entah itu karena spesifikasinya kurang oke, gampang rusak, dan sebagainya.

Tentu saja GA perlu bertindak cepat dan memperbaiki kinerja support barangnya. Langkah semacam ini dapat didahului survey kepada seluruh karyawan.

Mengurus urusan perjalanan dinas karyawan perusahaan

Untuk urusan tertentu, beberapa karyawan juga perlu melakukan perjalanan. 

GA adalah divisi yang punya tugas mengurus urusan tiket, reservasi hotel atau penginapan, dan tetek bengeknya. Semuanya juga perlu GA rekap karena berhubungan dengan anggaran.

Mengurus berbagai izin (legal) yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan

Setiap perusahaan wajib terikat dengan aturan wilayah setempat. Ada izin ini ada itu ketika hendak melakukan hal hal tertentu. Misalnya ketika:

  • Membuka kantor baru
  • Mengurus izin limbah
  • Memperluas tanah atau bangunan
  • dan sebagainya

Semua urusan perizinan di atas, GA lah yang mengurusnya.

Melakukan pembayaran terhadap tagihan rutin perusahaan

Untuk jalannya operasional perusahaan, ada juga transaksi transaksi yang wajib dibayarkan untuk pihak pihak eksternal. Sebut saja:

  • Tagihan listrik
  • Tagihan air bersih
  • Biaya WiFi
  • Pulsa 
  • dan sebagainya

Semuanya, GA juga yang urus.

Membuat laporan berkala untuk dipertanggungjawabkan

Terakhir, GA juga perlu menyusun hasil kerjanya untuk atasan. Secara berkala, GA menyampaikan laporan atas data data yang mereka rekap selama menjalankan tugasnya.

Biasanya, GA bertanggung jawab kepada Manajer atau Direktur Operasional perusahaan.

Baca Juga:  10 Tugas Marketing Officer Secara Umum, Gaji Dan Persyaratan

Syarat dan kualifikasi menjadi General Affair

Syarat menjadi GA tentu saja ada. Jika kamu sudah cermati tugasnya, pekerjaan ini tergolong lumayan melelahkan. Jadi, tak semua orang juga bisa menjalankannya.

Berikut kualifikasi General Affair (GA) yang umumnya wajib pelamar penuhi:

  • Pria atau wanita dengan usia maksimal 35 tahun
  • Pendidikan minimal D3 (Bagi GA manager umumnya jurusan manajemen S1)
  • Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
  • Cepat tanggap, gesit, dan konsisten
  • Memiliki pengetahuan seputar K3 (Keselamatan dan kesehatan kerja), 5R (Ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin), dan 5S (Metode penataan wilayah kerja ala Jepang)
  • Akrab dengan sistem laporan

Selain syarat syarat umum di atas, biasanya perusahaan juga lebih mempertimbangkan pelamar berpengalaman.

Kadang kadang, ada juga yang mensyaratkan keterampilan teknis seperti kelistrikan, teknik sipil, dan sebagainya. Syarat syarat semacam ini biasanya menyesuaikan jenis bidang industri yang perusahaan garap.

Gaji General Affair

Dengan seabrek tugasnya, lantas berapa sih gaji General Affair di Indonesia?

Merujuk kepada data yang tersaji dari situs lowongan kerja Indeed per Oktober 2020, gaji rata rata staf General Affair di Indonesia ada di angka Rp.4.871.982.

Beberapa perusahaan di kota besar seperti Bandung dan Surabaya bisa membayar staf GA dengan gaji lebih dari Rp.5.600.000. Namun, ada juga yang menggaji GA dengan gaji sekitar Rp.3.000.000.

Seiring pengalaman, mungkin saja seorang GA mendapatkan gaji yang lebih besar. Apalagi jika berhasil menduduki posisi General Affair Manager.

Masalah yang dihadapi General Affair

Sebelum memutuskan untuk bekerja di bidang GA, kamu juga perlu tahu masalah yang dihadapi General Affair.

Mengingat pekerjaan ini urusannya banyak, jadi potensi masalahnya juga dapat kami katakan lumayan. Jika kamu tak kuat iman, kamu juga bisa terjerumus dalam perilaku tercela saat menjadi GA.

Berikut ini masalah yang biasanya ada dalam pelaksanaan tugas general affair:

Masalah supplier

Pengadaan barang dalam jumlah besar adalah proyek di mata banyak produsen atau supplier barang. Mulai dari itu supplier ATK, snack box, makanan, dan sebagainya.

Idealnya, GA mencari supplier dengan kualitas paling yahud dan memuaskan.

Namun, kadang kala ada tawaran tawaran main mata dari supplier agar perusahaannya yang jadi mitra perusahaan dalam pengadaan proyek. Pertimbangan kedekatan dan keluarga juga bisa jadi faktor.

Sebenarnya, tak masalah jika kualitasnya bagus. Tapi kalau buruk, ini jelas merugikan perusahaan. Alangkah baiknya GA memutus mata rantai ini dan mencari supplier yang memang menguntungkan perusahaan.

Masalah mark up harga

Sebagai GA, kamu harus kuat iman. Ketika melakukan pengadaan barang tertentu, mungkin akan ada masanya kamu mendapati potensi meraup keuntungan pribadi namun merugikan perusahaan.

Misalnya ketika supplier membolehkan kamu mendapat cek kosong yang bisa kamu tulis dengan harga bodong ketika membeli barang. 

Baca Juga:  Tugas Administrasi Negara, Gaji & Pendidikan Terakhir

Dalam jangka dekat, kamu boleh merasa untung. Namun dalam jangka panjang, alamat bahaya jika ketahuan. Mungkin saja kamu dipecat atau bahkan diancam pidana.

Masalah barang kurang berkualitas

Salah pilih kualitas barang juga bisa jadi masalah. Operasional perusahaan bisa terhambat jika kamu tak paham kualitas barang ketika melakukan pengadaan.

Makanya, seorang GA juga perlu terampil wawasannya dalam memahami barang barang yang ia kelola.

Masalah perizinan

Satu lagi problem yang mungkin muncul adalah ketika mengurus berbagai perizinan. 

Sebagai pihak yang jadi wakil perusahaan, kamu mungkin akan menghadapi oknum oknum birokrat atau pejabat perizinan setempat yang kotor.

Entah itu karena kerap menagih suap, pungli, dan sejenisnya. Jelas saja itu mengganggu operasional perusahaan dan bisa bikin rugi.

Skill yang wajib dikuasai General Affair

Dengan berbagai tugas dan masalah yang mungkin GA hadapi, GA tentu perlu menguasai beberapa skill tertentu untuk membereskan semuanya.

Beberapa skill General Affair yang kami maksud antara lain:

Ketelitian

Banyak sekali urusan yang perlu dikelola, tentu mutlak bagi seorang GA punya ketelitian tingkat dewa. Ia harus mampu mendata secara rinci tanpa terlewat. Kecerobohannya bisa merugikan perusahaan. Baik dalam skala kecil maupun skala besar.

Kejujuran tinggi

Godaan untuk berbuat curang dalam pekerjaan GA ini lumayan tinggi. Jadi, pekerjaan ini butuh orang jujur dan bisa memegang amanah perusahaan. Hindari berpikir untung hanya untuk diri sendiri seraya merugikan orang lain.

Pandai bernegosiasi

Berurusan dengan banyak orang dengan membawa kepentingan perusahaan juga jadi tugas GA. Agar semuanya bisa berjalan dengan optimal, GA juga perlu membekali diri dengan skill negosiasi. Termasuk untuk kepentingan lobi lobi.

Pencatatan dan pembukuan

Ketelitian perlu juga dapat tunjangan kemampuan pembukuan. Dengan demikian data dapat tersusun dengan rapi dan transparan. Imbasnya, mengukur sehat atau sakitnya perusahaan dari aspek anggaran juga jadi mudah.

Interpersonal

Banyaknya orang yang perlu GA akrabi tentu membuatnya perlu membekali dengan skill interpersonal. Hubungannya dengan membangun empati dan hubungan baik kepada orang orang di internal perusahaan serta mitra mitra.

Problem solving

Sebagaimana sudah kami singgung di atas, GA juga rentan menghadapi masalah masalah. Namun semuanya bisa tuntas jika GA terbiasa menyelesaikan masalah. Skill ini perlu kamu pelajari dengan serius.

Kemampuan mengkoordinir

Tugas GA juga sangat identik dengan instruksi instruksi teknis yang membutuhkan kegiatan koordinasi. Baik itu dengan internal perusahaan maupun pihak eksternal. Pembiasaan dengan skill ini juga pasti akan sangat membantu.

Penutup

Tugas General Affair tidaklah mudah. Kamu yang serius menekuni pekerjaan ini perlu terus belajar untuk meningkatkan kemampuan. Salah satu belajar mengenai berbagai wawasan pengembangan diri dan karir di Tugas Karyawan.

Share: