Selamat buat kamu yang berhasil dapat proyek !
Namun harus diingat, sebagai project manager, kamu perlu tahu tahapan dalam manajemen proyek. Sukses dan gagalnya tugas proyek ada ditanganmu.
Dengan memperhatikan setiap tahap manajemennya, kamu bisa melakukan perencanaan yang pas, memaksimal potensi tim, serta mengelola resiko. Ujungnya, tentu kesuksesan akan kamu raih ketika menjalankan proyek.
Lantas, bagaimana tahapan untuk menyukseskan proses manajemen proyek? Apa saja yang perlu kamu lakukan?
Berikut ulasannya yang saya adaptasi dari Process Street dengan beberapa penyesuaian . Silahkan simak baik-baik ya!
1. Konsepsi dan Inisiasi
Secara sederhana, tahapan ini berisi kegiatan menyusun konsep dan menyajikannya kepada pihak terkait. Yakni para pemilik otoritas dalam perusahaan untuk menentukan apakah proyek layak dikerjakan atau tidak.
Penyusunan konsep ini perlu dibuat dengan matang. Siapa saja yang dibebani tugas sebagai project manager perlu berkonsultasi dengan orang-orang untuk membuat ide-ide yang dikeluarkannya bagus.
Dua pertanyaan yang perlu dijawab oleh seorang pemimpin proyek pada tahap ini adalah:
- Apakah proyek layak dikerjakan?
- Apakah proyek itu berharga atau bernilai?
Pertimbangan layak dan berharga ini tentu saja didasarkan pada hubungannya terhadap perusahaan. Semuanya bisa terjawab dengan meninjau hal-hal mendasar.
Misalnya mengenai perkiraan lamanya proyek selesai, berapa nilai uangnya, dan apa saja efek-efek dari pengerjaan proyek ini.
Pastikan bahwa tim akan mendapatkan keuntungan dan berbagai manfaat lainnya.
Jangan biarkan energimu dan tim habis sia-sia karena mengerjakan proyek yang tak bernilai atau tak bisa dijangkau oleh sumber daya manusia
Jika setelah konsep dibuat dan diperhitungkan ternyata memang layak dan berharga, maka bisa beralih ke tahap selanjutnya. Dengan meminta keputusan pihak lebih tinggi yang punya otoritas. Atasanmu selaku CEO, direktur, atau pihak berwenang lainnya.
Oh ya, dalam hal ini tak perlu dulu terlalu berkutat dalam hal-hal teknis. Persoalan itu akan dikembangkan dalam tahapan selanjutnya.
2. Definisi dan perencanaan proyek
Setelah konsep disetujui oleh atasanmu, maka kamu bisa mulai mendefinisikan serta melakukan perencanaan secara lebih detail.
Apa yang dimaksud definisi disini adalah mendetailkan berbagai hal seputar ini:
- Visi proyek
Uraikan pertanyaan apa yang ingin kamu capai dari proyek ini? Mengapa harus mencapainya?
- Lingkup proyek
Ruang lingkup adalah memberikan batasan mengenai hal-hal apa saja yang akan dikerjakan tim untuk mensukseskan visi proyek.
- Milestones
Target pengerjaan yang sudah dibuat mesti digambarkan dalam milestones. Milestones ini sasaran kerja yang diukur pada termin waktu tertentu dari total target.
Misalnya targetnya satu tahun selesai, setiap bulan apa saja pekerjaan yang mesti selesai. Bagaimana sasaran setiap bulannya?
- Perencanaan manajemen resiko
Dalam tahap ini juga perlu diuraikan resiko-resiko yang mungkin muncul. Baik dari aspek waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lainnya.
- Jadwal pengerjaan
Setiap pekerjaan juga perlu direncanakan waktu pengerjaannya dengan rinci dan terukur.
Pada prinsipnya, perencanaan dilakukan sedetail mungkin.
Dengan demikian ,setiap anggota tim yang terlibat tahu apa pekerjaannya dari waktu ke waktu. Setiap hari mereka memahami apa yang mesti dikerjakannya dan bagaimana ukuran sukses dari pekerjaannya.
Umumnya, dalam mengerjakan aktivitas pada tahapan kedua ini, ada dua buah konsep yang bisa dipegang sebagai prinsip. Yakni metode SMART dan metode CLEAR.
Konsep SMART merupakan singkatan dari:
- Spesifik
- Measurable (ketercapaian tujuan bisa diukur)
- Attainable (jelas cara mencapai tujuan terpentingnya)
- Realistis
- Tepat waktu
Konsep CLEAR merupakan singkatan dari:
- Collaboration (memastikan tim bisa didorong bekerjasama)
- Limited (tujuan yang dibuat perlu dibatasi supaya bisa dikelola dengan mudah)
- Emotion (tim yang bekerja dibangun hubungan emosionalnya)
- Appreciable (tugas besar mesti dipecah agar target tercapai)
- Refineable (tujuan atau target sebaiknya fleksibel agar mudah melakukan penyesuaian)
3. Eksekusi Proyek
Sebelum eksekusi dan memulai koordinasi pertama dengan anggota tim untuk menyukseskan proyek, pastikan hal-hal berikut:
- Kamu sudah benar-benar tahu apa yang perlu dikerjakan.
- Kamu sudah paham bagaimana semua pekerjaan itu bisa tuntas dilakukan.
- Kamu sudah tergambar siapa-siapa saja orang yang akan menggarap masing-masing pekerjaan.
- Kamu sudah benar-benar yakin kapan waktunya seluruh pekerjaan selesai.
Apabila semuanya sudah oke, eksekusi bisa dimulai dengan melakukan pertemuan dengan seluruh tim yang akan bekerja.
Pertemuan ini sangat penting. Jadi, semua harus hadir dan kamu perlu tahu poin-poin untuk disampaikan. Diantara poin tersebut adalah:
- Pembagian atau distribusi sumber daya sesuai keperluan
- Tugas untuk masing-masing anggota tim
- Timeline (rangkaian jadwal waktu pengerjaan)
- Peran dan tanggung jawab setiap anggota
- Sistem kerja dan alur komunikasi saat proyek berlangsung
- Informasi-informasi lain yang mendukung pelaksanaan
Pastikan bahwa semua anggota tim benar-benar mendapatkan informasi sekaligus memahaminya. Buka ruang bertanya dan diskusi jika ada hal-hal yang kurang mereka pahami.
Sebagai catatan agar proses manajemen proyek bisa lancar, kamu perlu memastikan bahwa kamu menerapkan prinsip the right man on the right place.
Jadi, setiap orang memiliki pos tugas yang sesuai dengan kemampuannya. Distribusikan dengan baik sumber daya manusia.
Makanya penting juga seorang project manager memahami latar belakang anggota timnya. Mulai dari skill hingga pengalamannya.
Apabila masih gelap, tentu bisa berkonsultasi dengan tim HRD atau orang lain untuk menambah referensi.
Hasil tak sesuai harapan mungkin terjadi jika orang-orang mengerjakan sesuatu tak sesuai dengan bidang dan latar belakangnya. Mulai dari melesetnya waktu, tak berkualitasnya hasil, hingga bisa saja kecelakaan kerja.
4. Kontrol dan Kinerja
Materi manajemen proyek untuk dikuasai seorang project manager selanjutnya adalah kontrol dan kinerja.
Tahapan ini dilakukan dari mulai proyek dieksekusi hingga tuntas menjadi sebuah hasil kerja. Bisa dibilang, ini merupakan tahap paling berat bagi seorang manajer proyek.
Diperlukan upaya keras untuk memastikan bahwa rencana awal yang sudah disiapkan dapat terlaksana hingga tuntas. Wajar jika banyak project manager merasa tegang dalam tahap ini.
“Apakah proyek akan berhasil?”
Pertanyaan ini terngiang bisa jadi setiap hari.
Untuk memudahkan tahapan ini, setidaknya ada beberapa hal yang perlu dilakukan oleh seorang pimpinan proyek, yakni:
- Memiliki pertemuan khusus untuk berbicara kepada tim dalam forum. Intensitasnya mungkin berbeda antara tahapan manajemen proyek konstruksi dengan proyek IT atau lainnya. Satu yang jelas, ini juga perlu disepakati di awal pertemuan koordinasi.
- Menggunakan tools KPI atau Key Performance Indicators. Fungsinya untuk melacak sejauh mana pekerjaanmu bersama tim terlaksana. Nanti bisa dilihat perbandingan antara target dan realisasi.
- Mengidentifikasi masalah-masalah dalam pelaksanaan. Misalnya ketidaksesuaian target dan realisasi kerja sebagaimana ditunjukan dalam KPI. Perubahan-perubahan rencana tertentu bisa saja dilakukan selama tujuannya untuk menyelesaikan masalah.
Sebagai seorang manajer yang memahami materi manajemen proyek, inti kegiatanmu dalam tahapan ini adalah mengontrol kinerja.
Proyek berakhir ketika hasil kerja diserahkan kepada pemberi proyek dan mereka menganggapnya sudah selesai.
Tapi ingat, ketika proyek sudah tuntas dikerjakan, bukan berarti seorang project manager bisa langsung bersantai rebahan. Masih ada aktivitas untuk dikerjakan.
Tutuplah proyek setidaknya dengan dua hal:
- Memberikan apresiasi
Bagaimanapun hasil yang didapat, anggota tim pasti sudah mengeluarkan energi dan kemampuannya. Mereka patut mendapatkan apresiasi atas hasil kerjanya. Apalagi jika hasilnya memuaskan.
Cara paling sederhana bisa dengan menyampaikan ucapan selamat. Sedangkan cara lebih bagus lagi bisa dengan memberi reward atau bonus. Buat tim semakin semangat dan mau secara sukarela meningkatkan kinerjanya di kemudian hari.
- Memberikan evaluasi
Tak ada gading yang tak retak. Begitu juga dengan proyek yang sudah selesai. Sangat mungkin ada kekurangan sana-sini untuk dijadikan bahan evaluasi.
Maka project manager juga perlu untuk memberikan evaluasi atas setiap hasil kerja. Mulai dari persoalan ketepatan jadwal, estimasi anggaran, kualitas proyek, dan lainnya.
Dengan demikian, dalam proyek selanjutnya tim bisa mendapatkan hasil lebih maksimal.
Dalam rinciannya, tahapan manajemen proyek teknologi informasi dan bidang-bidang lain bisa jadi berbeda. Namun secara umum tahapan-tahapan di atas bisa relevan dalam setiap bidang kerja
Kamu yang punya kesempatan untuk menjadi project manager juga sebenarnya kini dimudahkan dengan banyaknya tools mutakhir.
Mungkin ini perlu untuk Anda : Tugas Asisten Manager, Wewenang dan Gaji yang Didapat
Tak sedikit aplikasi dan situs web yang menyediakan kelengkapan tools agar tahapan dalam manajemen proyek di atas dilalui dengan baik. Salah satunya misalnya aplikasi di situs Projectmanager.com.
Akhir kata, semoga proyekmu sukses ya! Jangan lupa bagi-bagi sesama!