Data warehouse adalah salah satu bukti kecanggihan teknologi dalam mengelola data. Dengan keberadaan data warehouse, banyak perusahaan terbantu.
Sudah sejauh mana pengetahuanmu tentang teknologi ini? Masih butuh tambahan wawasan?
Jika masih butuh, kamu bisa membaca artikel Tugas Karyawan ini sampai habis.
Pengertian data warehouse
Dalam bahasa Inggris, Warehouse itu artinya gudang. Jadi, secara bahasa, teknologi yang sedang kita bahas ini adalah ‘gudang data’.
Tapi secara konsep, apa yang dimaksud dengan data warehouse?
Secara sederhana, ini adalah sistem komputer yang dibuat untuk mengarsipkan sekaligus menganalisis data organisasi atau perusahaan.
Seluruh data perusahaan terhimpun secara terpusat dengan sistem ini lalu memberikan hasil analisis yang dapat membantu perusahaan menarik keputusan.
Data-data yang dikumpulkan bisa beragam, tergantung kebutuhan perusahaan. Mulai dari data penjualan, sumber daya manusia, gaji, operasional harian, dan sebagainya.
Keberadaannya membantu menyederhanakan kegiatan mengumpulkan, mengolah, dan menganalisis data secara tradisional.
Maka dari itu, di lapangan, sistem ini sangat berguna dan terpakai oleh bisnis-bisnis dengan lalu lintas data tinggi. Misalnya:
- Bank
- Asuransi
- Transportasi
- Dan sejenisnya
Baca juga: Apa itu CRM ?
Sejarah data warehouse
Sejarah data warehouse dimulai ketika dunia memasuki akhir tahun 1980-an. Saat itu peneliti dari industri teknologi ternama yakni IBM mengembangkan gudang data untuk bisnis.
Konsep awalnya adalah mengalirkan data-data dari level operasional ke meja para penentu keputusan. Tujuannya tentu saja agar data-data menjadi lebih cepat terkumpul dan akurat untuk menjadi bahan pengambilan kebijakan.
Dua orang dari IBM itu bernama Barry Devlin dan Paul Murphy. Setelahnya bermunculan teknologi-teknologi warehouse dari berbagai developer.
Pemutakhiran terus pengembang lakukan dari waktu ke waktu untuk membuat sistemnya semakin canggih. Hingga kini, IBM juga masih mengembangkan teknologi ini.
Konsep dan karakteristik data warehouse
Konsep serta karakteristik data warehouse berbeda dengan sistem komputer untuk fungsi pendataan lain seperti database, data mining, atau big data.
Berikut beberapa konsep yang menjadi karakter bagi teknologi ini:
Berorientasi kepada subjek (subject oriented)
Kegiatan pengumpulan dan analisis data dalam sistem ini berorientasi kepada pengelompokan subjek dalam organ perusahaan, bukan pada fungsi aplikasi.
Maksudnya apa?
Apa yang dimaksud subjek? Subjek adalah kegiatan-kegiatan dalam operasional perusahaan. Coba lihat tabel ini untuk memudahkan:
| Subjek | Aplikasi |
| Customer | Customer invoicing |
| Products | Stock control |
| Sales | Product sales |
Mengapa harus dikelompokan atas dasar subjek?
Alasannya karena data-data yang terkumpul dan teranalisis akan perusahaan gunakan untuk menunjang keputusan. Sementara keputusan dalam perusahaan hubungannya dengan subjek-subjek.
Terintegrasi (Integrated)
Sumber-sumber data yang tersimpan dalam data warehouse datang dari berbagai sumber terpisah. Data-data itu kemudian masuk dalam format terintegrasi.
Sistem dalam data warehouse developer buat sedemikian rupa agar mampu mengintegrasikan data-data yang masuk.
Hal ini dapat terjadi karena developer melakukan sistem pengkodean tertentu dengan menggunakan variabel-variabel tertentu.
Non-volatile
Maksudnya, data-data yang masuk ke dalam data warehouse tidak di update secara langsung oleh perusahaan. Melainkan melalui proses yang masuk lewat data source. Setiap data bertambah, maka itu akan jadi suplemen bagi database data warehouse untuk berubah.
Jadi, database dalam sistem ini dirancang untuk secara terus menerus (countine) menyerap setiap data baru lalu menyatu dengan data-data yang sudah masuk sebelumnya dalam satu format.
Rentang waktu (time variant)
Sistem pada data warehouse juga dirancang untuk mengukur data-data dalam rentang waktu tertentu. Bisa harian, mingguan, bulanan, tiga bulanan, atau bahkan tahunan.
Komponen data warehouse
Sistem dalam data warehouse dapat berjalan karena ada sumbangsih dari setiap komponen di dalamnya. Masing-masing komponen data warehouse memiliki fungsi tersendiri.
Setidaknya, ada 6 komponen dalam sistem ini:
Data source (sumber data)
Tempat penyimpan data dari seluruh sumber, meliputi:
- Data internal
- Data eksternal
- Archived
- Dan lainnya
Extract, transform, load (ETL) Tools
Data-data yang masuk dari data source kemudian diproses dalam tahapan bernama data staging. Proses ini dibantu dengan tools dengan nama ETL atau singkatan dari extract, transform, dan load.
Meskipun terjadi proses seolah perubahan data, namun nilai data yang melalui proses data staging tidak berubah. Hanya formatnya saja yang berubah.
Data storage
Yakni media yang menjadi lokasi penyimpanan data-data sebagai hasil dari data staging.
Metadata
Bagian dalam data warehouse yang fungsinya memberikan penjelasan mengani data-data. Contohnya begini:
Ketika sumber data memasukan data ‘Joko50rp200000’, maka metadata akan memberikan penjelasan lebih detail misalnya dalam bentuk:
- Nama pembeli: Joko
- Jumlah order: 50
- Total bayar: Rp.200.000
Tentu saja ada beragam jenis data yang bisa diproses dalam meta data pada data warehouse. Pastinya, ini sangat memudahkan perusahaan.
Acces Tools (Alat untuk akses)
Sistem data warehouse juga tentunya memiliki tools untuk perusahaan manfaatkan mengambil data. Pasalnya, secara mentah, wujud data-data yang terkumpul dalam data warehouse itu isinya angka-angka yang mungkin membuat bingung orang.
Data-data itu bisa perusahaan ambil dengan beberapa tools. Antara lain:
- Query tools
- Data mining tools
- Dan lainnya
Manajemen data warehouse
Meskipun sistemnya canggih, tetap saja data warehouse memerlukan orang yang bertugas mengelola sistem ini. Orang inilah yang mengatur beberapa hal berikut:
- Pembaruan data
- Keamanan
- Kualitas data warehouse
- Mengelola backup dan pemulihan ketika ada hal di luar kendali
- Memilih prioritas tugas
- Dan lainnya
Kegunaan data warehouse
Tak sedikit perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen data ini. alasannya tentu saja karena memiliki berbagai kegunaan.
Beberapa kegunaan data warehousebagi perusahaan antara lain:
Membuat perusahaan lebih mudah mengakses data
Melalui sistem data terpusat, dan terintegrasi, perusahaan dapat mengetahui data-data seputar perusahaannya dari berbagai subjek (bidang kerja) dengan cepat. Tentu saja ini bentuk efisiensi yang baik untuk kelangsungan bisnis perusahaan.
Membuat perusahaan punya data historis yang akurat
Kemampuan data warehouse dalam menyimpan data dalam rentang waktu tertentu juga bermanfaat.
Prediksi-prediksi bisnis dalam masa mendatang dapat perusahana lakukan dengan memanfaatkan historical intelligence dari data warehouse.Berbagai transaksi, laporan, yang terjadi dalam skala waktu tertentu adalah dasar yang dapat terkategori akurat.
Membuat perusahaan punya data-data tunggal dan berkualitas
Meskipun sumber-sumber data yang masuk ke dalam data warehouse bisa berbeda-beda formatnya, tapi sistem melakukan ekstraksi untuk mengubahnya menjadi satu format. Data inilah yang kemudian dimanfaatkan oleh seluruh organ di perusahaan.
Dengan kesamaan data semacam ini, setiap departemen dapat bergerak sejalan dan konsisten bersama-sama.
Membuat pembuat keputusan bisa bertindak lebih baik
Setelah data warehouse menyelesaikan tugasnya menghimpun dan menganalisis data, pihak yang mendapat keuntungan adalah para pemimpin. Mereka yang punya tugas mengambil kebijakan bisa terbantu dengan data-data yang tersaji dari hasil kerja data warehouse.
Akhir kata, tentu saja tidak semua perusahaan cocok menggunakan sistem teknologi ini.
Data warehouse adalah teknologi yang cocok untuk perusahaan dengan lalu lintas data tinggi. Jika kamu seorang pebisnis, tentu kamu bisa melakukan refleksi, kira-kira, sudah cocok belum sistem ini diterapkan oleh bisnismu?