Komunikasi bisnis adalah bentuk komunikasi dengan tujuan komersial. Bentuknya berbeda dengan komunikasi pada umumnya. Lebih terarah dan fokus untuk kepentingan perusahaan.
Bagi pelaku bisnis yang ingin usahanya terus tumbuh dan berkembang, pastinya penting untuk memahami bentuk komunikasi semacam ini. Bisa digunakan secara praktis, bisa juga jadi materi untuk mengoptimalkan tim dalam perusahaan.
Jika kamu juga ingin memahaminya, luangkan waktu sekitar 5 menit untuk membaca artikel Tugas Karyawan ini sampai habis. Selamat membaca!
Pengertian Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya, komunikasi bisnis merupakan cabang dari komunikasi umum. Yakni kegiatan bertukar pesan dalam bentuk simbol-simbol dengan melibatkan lebih dari satu pihak.
Hanya saja, tujuannya lebih spesifik untuk kepentingan bisnis. Baik dalam wilayah komunikasi internal perusahaan atau eksternal perusahaan.
Pada faktanya, pola, teknik, dan cara komunikasi di dalam lingkungan bisnis punya beberapa perbedaan jika kamu bandingkan dengan komunikasi umum.
Jadi, meskipun kamu sebelumnya sudah merasa ahli komunikasi, tetap perlu menambah wawasan dan keterampilan mengenai komunikasi bisnis.
Baca juga: Design Thinking : Pengertian, Sejarah, Fungsi, Elemen, Tahapan & Contoh
Nah, supaya jelas, silahkan lihat tabel berikut untuk dapatkan perbedaannya:
| Komunikasi bisnis | Komunikasi umum |
| Hanya berurusan dengan informasi seputar bisnis | Berurusan dengan segala jenis informasi selain bisnis |
| Lebih formal dan terorganisir | Cenderung tidak formal dan bebas |
| Membutuhkan format tertentu dalam penyampaiannya | Format bebas sesuai keinginan pelaku komunikasi |
| Tidak mencampurkan kepentingan, pendapat, dan emosi pribadi (bertindak sebagai unsur perusahaan) | Mencampurkan pendapat, kepentingan, dan emosi dalam sebagian besar bentuknya |
| Berhubungan dengan informasi-informasi praktis | Tidak selalu berhubungan dengan informasi praktis, bisa juga informasi terpecah-pecah dan tidak fokus |
| Tingkat kebutuhan terhadap respon atau umpan balik lebih tinggi | Tingkat kebutuhan terhadap respon atau umpan balik bergantung komunikasinya |
| Kerap kali disimpan sebagai bukti hukum (ada tanda tangan, cap, rekaman, dsbg) | Umumnya tidak dengan menyengaja disimpan sebagai bukti hukum |
Dengan memahami perbedaan komunikasi dan komunikasi bisnis, kamu jadi lebih paham kan?
Manfaat komunikasi bisnis bagi perusahaan
Bagi perusahaan, berjalannya komunikasi bisnis dengan baik memberikan manfaat besar. Setidaknya, ada beberapa manfaat yang bisa perusahaan dapatkan:
1. Memudahkan perusahaan mencapai tujuan
Sebagai bangunan organisasi, setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi. Semua yang sudah menjadi keputusan itu bisa terwujud manakala semua anggota organisasi memahami dan menyadarinya.
Hal semacam ini jelas membutuhkan koordinasi, pertemuan, rapat, dan berbagai hal berhubungan komunikasi. Kadangkala bahkan bukan hanya kepada internal, namun juga eksternal.
2. Menambah sikap saling mengerti
Sumber daya manusia dalam perusahaan datang dari berbagai latar belakang. Mereka punya isi kepala berbeda. Tentu saja semua harus dipastikan harmonis dengan melancarkan kegiatan komunikasi.
Demikian halnya dengan pihak-pihak luar. Komunikasi bisnis membantu pelanggan, klien, vendor, dan lainnya memberi dampak positif bagi perusahaan.
3. Memudahkan perolehan informasi penting
Dalam menjalankan perusahaan, berpijak pada informasi-informasi akurat adalah keharusan. Semuanya adalah aset dalam menetapkan tujuan, strategi, keputusan, dan lainnya.
Informasi-informasi semacam itu tentu saja tak bisa muncul begitu saja. Ia akan tersampaikan dengan lancar manakala budaya komunikasi bisnis berjalan optimal dalam perusahaan.
Unsur komunikasi bisnis
Agar dapat berjalan, komunikasi bisnis membutuhkan beberapa unsur. Setiap unsur ini memiliki peran tersendiri ketika komunikasi ini berlangsung.
Berikut unsur komunikasi bisnis:
1. Dua pihak atau lebih orang
Namanya juga komunikasi, tentu saja memerlukan keterlibatan lebih dari satu orang. Dalam praktiknya, satu pihak berlaku sebagai pengirim pesan dan pihak lainnya sebagai penerima.
2. Pesan dan umpan balik informasi terkait bisnis
Pesan yang termuat dalam kegiatan komunikasi harus berhubungan dengan bisnis. Begitu juga dengan umpan baliknya. Baik itu informasi mengenai kegiatan koordinasi antar divisi perusahaan, laporan, presentasi program, rencana, negosiasi dengan klien, dan masih banyak lagi.
3. Media
Media adalah saluran-saluran yang memungkinkan terjadinya komunikasi. Misalnya mulut, kertas, telpon, aplikasi messenger, aplikasi meeting, dan lainnya.
Jenis-jenis komunikasi bisnis
Dalam praktiknya, ada jenis-jenis komunikasi bisnis yang terjadi dalam kegiatan perusahaan. Meski sama-sama dalam lingkup kepentingan bisnis, tapi setiap jenis ini juga punya bedanya sendiri.
1. Komunikasi bisnis internal
Kegiatan bertukar pesan ini dilakukan oleh antar unsur perusahaan, meliputi:
- Komunikasi ke atas: berupa penyampaian informasi dari orang dengan posisi bawahan kepada atasan. Tentu berdasarkan hierarki organisasi perusahaan.
- Komunikasi ke bawah: berupa penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya dalam struktur perusahaan.
- Komunikasi lateral atau teknis: berupa penyampaian yang dilakukan antar departemen kerja atau teman kerja dalam satu departemen/divisi.
2. Komunikasi bisnis eksternal
Berbeda dengan yang pertama, komunikasi ini kaitannya dengan penyampaian pesan kepada orang-orang di luar lingkaran perusahaan, meliputi:
- Pelanggan
- Vendor
- Kompetitor
- Mitra perusahaan
- dan lainnya yang punya pengaruh bagi kelangsungan bisnis.
Berdasarkan bentuk dan formatnya, komunikasi bisnis juga bisa terbagi lagi menjadi beberapa jenis. Antara lain:
- Berbagi dan mendiskusikan informasi. Misalnya ketika rapat atau meeting baik dengan internal maupun eksternal perusahaan.
- Memberikan feedback terhadap berbagai koreksi atau masukan ketika ada yang melaporkan informasi kepada satu pihak dalam perusahaan.
- Pertemuan dan diskusi dalam rangka pemecahan masalah serta mengambil keputusan seputar bisnis.
Tujuan komunikasi bisnis bagi perusahaan
Ada banyak alasan mengapa jenis komunikasi yang sedang kita bahas ini penting. Hal ini akan kamu sadari ketika mengetahui berbagai tujuan komunikasi bisnis sebagaimana kami adopsi dari Commermates.
1. Pertukaran informasi
Dengan komunikasi bisnis, pertukaran ide, fakta, dan berbagai informasi lainnya bisa lancar tercapai. Baik untuk kalangan internal maupun eksternal perusahaan.
2. Mencapai tujuan organisasi
Komunikasi yang baik juga akan berimbas pada tercapainya berbagai tujuan perusahaan. Entah yang tertuang dalam visi, misi, maupun rencana-rencana jangka pendek.
3. Mengarahkan bawahan
Perusahaan bisa berjalan optimal ketika perencanaan bisa terlaksana oleh seluruh anggota. Dari atas hingga bawah. Oleh karena itu, atasan bisa melakukan komunikasi bisnis agar kerja bawahan semakin terarah.
4. Memotivasi karyawan atau tim
Kebutuhan manusia bukan hanya soal uang. Jadi, kadang daya juangnya bisa kendur karena faktor-faktor lain. Pada titik ini, komunikasi berisi motivasi bisa atasan lakukan agar seluruh anggota tim bisa perform pada level yang oke.
5. Meningkatkan efisiensi
Membuat semua orang dalam perusahaan memahami segala pedoman dan informasi jelas akan menghemat waktu orang-orang di level atas. Dengan mengkomunikasikan semuanya, kerja bisnis jadi lebih efektif.
6. Meningkatkan kepuasan kerja
Sebagai manusia, orang dalam perusahaan pasti punya unek-unek atas setiap keputusan perusahaan. Membuka saluran komunikasi yang baik bisa membuat tim terhindar dari stres dan memendam rasa atau pendapat tertentu. Otomatis, mereka jadi lebih betah dan puas.
7. Menarik pelanggan
Komunikasi bisnis juga memiliki tujuan eksternal. Bentuk komunikasi segar, kreatif, dan tepat, bisa membantu pelanggan tertarik dengan tawaran-tawaran perusahaan. Bukan tak mungkin juga pelanggan sebetulnya punya hal-hal penting untuk ditanyakan sebelum memutuskan closing.
8. Mengembangkan citra perusahaan
Bukan hanya kepada pelanggan, tujuan dari komunikasi bisnis menyasar pula aspek pasar. Cara-cara tepat dalam mengkomunikasikan pesan-pesan tertentu bisa meningkatkan brand atau citra perusahaan di mata pasar.
Cara melakukan komunikasi bisnis efektif
Hal penting selanjutnya yang penting kamu pahami, bagaimana caranya agar komunikasi bisnis bisa terlaksana dengan baik? Khususnya ketika kamu bertindak sebagai seorang komunikator?
Berikut beberapa caranya:
1. Memilih diam sejenak
Banyak orang tergesa-gesa ketika melakukan komunikasi. Buru-buru bereaksi dan menimpali perkataan orang-orang. Padahal diam dengan memberi ruang sejenak untuk memikirkan kata yang akan kamu keluarkan itu lebih bagus.
Ketika mendengarkan laporan orang, promosi, presentasi, atau bahkan sekedar mengobrol, berilah jeda waktu kira-kira 10 detik sebelum menanggapinya. Terburu-buru juga kadang berpotensi melahirkan salah kata dan melukai hati orang lain.
2. Mengajukan pertanyaan
Bertanya bukan tanda kebodohan. Kamu bisa mendapatkan berbagai manfaat ketika menggunakan pertanyaan sebagai cara berkomunikasi.
Dua hal besar yang kamu dapat antara lain:
- Membantu mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang kita inginkan.
- Menunjukan antusiasme atau ketertarikan ketika menyimak orang lain bicara.
- Menguji pemahaman orang lain tentang sesuatu, bisa atasan lakukan untuk mengetahui pemahaman bawahannya
3. Menyimak dengan aktif
Mendengar dengan menyimak itu beda. Kata dosen saya dulu, menyimak itu melibatkan diri secara aktif ketika orang lain bicara.
Bertanya merupakan bukti nyata bahwa seseorang menyimak dengan baik. Namun sekalipun tak bertanya, komunikator bisa melakukan hal-hal lain seperti:
- Menganggukan kepala
- Mengulang apa yang keluar dari mulut lawan bicara
Keduanya juga bisa memberikan kesan baik bagi lawan bicara. Jangan sampai ketika orang lain sedang bicara, kamu malah fokus hal lain misalnya main HP atau ngupil.
4. Menyampaikan umpan balik dengan baik
Tanggapan dalam komunikasi bisnis juga penting sebagai bentuk penghargaan. Entah itu ketika kamu mendapatkan pujian, kritikan, atau bahkan celaan. Baik dalam posisi sebagai atasan maupun bawahan.
Hanya saja, menyampaikan feedback tidak boleh sembarangan. Bingkai dengan kata-kata sopan agar tidak menimbulkan gesekan dengan orang lain. Kadangkala, organisasi perusahaan susah maju karena ada gesekan antar anggotanya.
Ketika orang-orang dalam perusahaan menyampaikan masalah, maka taruhlah empati. Apalagi jika posisi komunikasinya antara atasan dan bawahan.
Meskipun seorang atasan harus memastikan timnya bekerja dengan optimal, namun bukan berarti atasan harus mengabaikan masalah yang membuat tim jadi tidak perform. Setidaknya, tunjukan sedikit kata-kata yang menunjukan empati sebelum beralih kepada motivasi dan nasihat.
Bila ini tidak dilakukan, biasanya bawahan akan menghimpun orang-orang seperasaan untuk merongrong atasan atau perusahaan. Bahaya juga kan?
6. Memperhatikan bahasa tubuh
Komunikasi efektif itu tak hanya melibatkan verbal. Memperhatikan aspek-aspek non verbal juga wajib. Termasuk aspek bahasa tubuh.
Bayangkan apa jadinya pandangan klien atau pelanggan ketika wakil perusahaan yang berkomunikasi dengannya menunjukan bahasa tubuh buruk.
Misalnya matanya melirik kesana kemari, tangannya mengepal, telapak kakinya mengetuk-ngetuk tanah, atau bolak-balik mengecek ponselnya. Dampak buruk mungkin terjadi. Lawan bicara akan kesal dan merasa tidak mendapatkan penghargaan.
Semua cara-cara di atas bisa kamu terapkan secara praktis ketika melakukan komunikasi bisnis atau bisa juga sampaikan kepada tim dalam perusahaan.
Akhir kata, Komunikasi bisnis adalah kegiatan yang wajib kamu pahami jika ingin terjun sebagai pebisnis. Semoga informasi dan panduan dari Tugas Karyawan ini bisa membantumu.