Tugaskaryawan.com – Ketika kamu menerima karyawan baru untuk bekerja di perusahaan, hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat kontrak kerja karyawan. Pada dasarnya sebuah kontrak kerja mengatur hak dan kewajiban yang dimiliki karyawan dan perusahaan sebagai pihak dalam sebuah hubungan kerja.
Satu hal yang perlu diingat, hak dan kewajiban yang tercantum harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Untuk menghindari kesalahan dalam penyusunan surat perjanjian kerja, yuk simak beberapa cara penyusunannya di bawah ini.
Apa Itu Kontrak Kerja Karyawan?
Bagi para profesional HR, memahami esensi kontrak kerja menjadi fundamental. Bukan hanya sekedar dokumen administratif, kontrak kerja merupakan landasan hukum yang mengatur hak dan kewajiban antar pemberi kerja dan pekerja.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), “kontrak kerja adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih tentang pekerjaan yang harus dilakukan, waktu dan imbalan yang akan diterima”. Definisi ini menekankan aspek kesepakatan dan lingkup pekerjaan yang terukur.
Hal ini bisa disimpulkan bahwa kontrak kerja karyawan adalah perjanjian sah yang mengikat pemberi kerja dan pekerja, merinci hak dan kewajiban dari masing-masing pihak. Selain itu, kontrak kerja juga berfungsi sebagai panduan dan perlindungan hukum untuk menciptakan hubungan kerja yang jelas dan adil.
Cara Membuat Kontrak Kerja Karyawan yang Sah
Menyusun kontrak kerja yang sistematis dan sah sesuai hukum merupakan keterampilan fundamental bagi setiap profesional HR. Proses ini tidak hanya memastikan kepatuhan regulasi, tapi juga membangun hubungan kerja yang transparan dan profesional sejak awal. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:
1. Memahami Jenis Hubungan Kerja yang Dibutuhkan
Sebelum memulai penulisan kontrak, langkah pertama adalah menentukan jenis hubungan kerja yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sifat pekerjaan. Apakah ini pekerjaan yang bersifat tetap dan berkelanjutan (mengarah ke PKWTT) atau pekerjaan yang bersifat sementara, musiman atau proyek tertentu (mengarah ke PKWT)? Pemilihan jenis kontrak yang tepat bisa menjadi dasar bagi seluruh klausul selanjutnya.
2. Mengumpulkan Data Lengkap Kedua Pihak
Setelah jenis kontrak ditentukan, kumpulkan semua data identitas yang dibutuhkan dari pemberi kerja (nama perusahaan, alamat lengkap, NPWP dan nama perwakilan yang berwenang) serta calon pekerja (nama lengkap, alamat sesuai KTP, nomor KTP, NPWP, tempat/tanggal lahir, nomor telepon dan email). Akurasi data ini akan krusial untuk keabsahan hukum dan administrasi.
3. Menentukan Detail Jabatan dan Lingkup Pekerjaan
Merumuskan secara jelas mengenai jabatan atau posisi yang akan diemban beserta uraian tugas dan tanggung jawab (job description) secara detail. Sertakan juga batasan wewenang dan kepada siapa pekerja bertanggung jawab. Kejelasan ini akan mencegah kesalahpahaman di kemudian hari dan menjadi dasar evaluasi kinerja.
4. Menegosiasi dan Menetapkan Komponen Kompensasi
Identifikasi dan sepakati komponen upah serta tunjangan yang akan diterima pekerja. Ini meliputi gaji pokok, tunjangan kehadiran, tunjangan transportasi, tunjangan makan, tunjangan kinerja dan insentif lain jika ada. Pastikan besaran upah tidak di bawah upah minimum yang berlaku dan sepakti juga metode serta jadwal pembayarannya.
5. Mengatur Syarat dan Ketentuan Kerja Lainnya
Ini merupakan bagian inti dimana kamu merumuskan berbagai klausul perihal operasional kerja. Cakupannya meliputi:
- Jam Kerja dan Hari Kerja: Tentukan jadwal kerja harian dan mingguan, termasuk pengaturan istirahat.
- Hak Cuti: Jelaskan mengenai hak cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan atau keguguran dan cuti lainnya sesuai regulasi.
- Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3): Masukkan klausul mengenai kepatuhan terhadap standar K3.
- Kerahasiaan Informasi (NDA): Jika relevan, sertakan klausul kerahasiaan untuk melindungi informasi perusahaan.
- Klausul Non-Kompetisi: Pertimbangkan untuk menambahkan klausul ini jika sifat pekerjaan mengharuskan (dengan batasan yang wajar sesuai hukum).
- Prosedur Disipliner dan Pengakhiran Hubungan Kerja: Jelaskan prosedur PHK, pengunduran diri dan konsekuensinya sesuai dengan undang-undang.
6. Menyertakan Klausul Mengenai Penyelesaian Perselisihan
Penting untuk memasukkan klausul yang menjelaskan mekanisme penyelesaian perselisihan yang mungkin timbul di kemudian hari. Pada umumnya, diawali dengan musyawarah mufakat, mediasi dan penyelesaian melalui Pengadilan Hubungan Industrial.
7. Memeriksa Kembali Kepatuhan Hukum
Sebelum final, pastikan semua klausul di dalam kontrak sudah sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, terutama Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 (sebagai penetapan Perppu Cipta Kerja) dan peraturan pelaksanaanya. Jika perlu, konsultasikan dengan ahli hukum ketenagakerjaan untuk menghindari kesalahan yang bisa berakibat hukum.
8. Mencetak, Membaca dan Tanda Tangan
Setelah semua klausul disepakati dan diverifikasi, cetak kontrak kerja karyawan dalam rangkap dua (satu untuk perusahaan dan satu untuk pekerja), bacakan bersama atau pastikan pekerja sudah membaca dan memahami seluruh isinya. Kemudian, lakukan penandatangan oleh kedua belah pihak di atas materai yang cukup. pastikan juga tanggal penandatangan tercantum dengan jelas.
Dengan mengikuti beberapa langkah sistematis di atas, kamu bisa menyusun kontrak kerja karyawan yang tidak hanya sah secara hukum tapi juga adil, jelas dan menjadi fondasi yang kuat untuk hubungan kerja yang produktif. Semoga membantu dan bermanfaat!
